Proje yönetimi, belirli bir hedefi gerçekleştirmek için kaynakları planlama, strateji geliştirme, organizasyon, yönlendirme ve kontrol etme sürecidir. Bir proje genellikle belirli bir başlangıç ve bitiş tarihi olan, benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç üretmeye yönelik bir çaba olarak tanımlanır. Proje yönetimi, bu süreci etkili bir şekilde yönetmek için metodolojiler, araçlar ve teknikler kullanır.
Proje yönetimi, proje gereksinimlerini karşılamak amacıyla bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje faaliyetlerine uygulanmasıdır. Proje yönetimi, planlamayı, proje planının hayata geçirilmesini, ilerlemenin ve performansın ölçülmesini içeren bir süreçtir.
Bir projeyi yönetmek, projenin gereksinimlerini tanımlamayı ve herkesin projeden neye ihtiyacı olduğunu yazmayı içerir. Projenin hedefleri nelerdir? Projeden etkilenen herkesin ihtiyaçlarını anlamak ve ele almak, proje sonucunun paydaşları memnun etme olasılığının çok daha yüksek olduğu anlamına gelir.
Proje Nedir?
Projeler genellikle bir kuruluşun stratejik planına ulaşmanın bir aracı olan uygulamalardır. Bir proje, ayırt edici özelliklerine göre tanımlanabilir; proje, benzersiz bir ürün veya hizmet yaratmak için üstlenilen geçici bir çabadır. Geçici çaba, her projenin belirli bir başlangıcı ve belirli bir sonu olduğu anlamına gelir. Benzersiz, ürün veya hizmetin diğer tüm ürün veya hizmetlerden ayırt edici bir şekilde farklı olduğu anlamına gelir. Birçok kuruluş için projeler, kuruluşun normal operasyonel sınırları dahilinde karşılanamayan taleplere yanıt vermenin bir yoludur.
Organizasyonun her seviyesinde projeler yürütülür. Tek bir kişiyi veya binlerce kişiyi kapsayabilirler. Süreleri birkaç haftadan beş yıla kadar değişmektedir. Projeler, tek bir organizasyonun tek bir birimini kapsayabilir veya ortak girişimler ve ortaklıklarda olduğu gibi organizasyonel sınırları aşabilir. Projeler, performansı sergileyen kuruluşun iş stratejisinin gerçekleştirilmesi açısından kritik öneme sahiptir çünkü projeler, stratejinin uygulandığı bir araçtır.
Projelere genellikle aşağıdaki stratejik değerlendirmelerden bir veya daha fazlası sonucunda izin verilir:
- Piyasa talebi
- Stratejik fırsat/iş ihtiyacı
- Sosyal ihtiyaç
- Çevresel değerlendirme
- Müşteri talebi
- Teknolojik ilerleme
- Yasal gereklilik
Proje yönetimi hem özel sektörde hem de kamu sektöründe yaygın olarak kullanılan bir disiplindir. İnşaat, mühendislik, yazılım geliştirme, pazarlama, üretim, eğitim ve sağlık gibi çeşitli sektörlerde kullanılır.
Proje ekibi projelerin çalışmalarını yönetir ve çalışma genellikle şunları içerir:
- Kapsam, zaman, maliyet, risk ve kalite konusunda rekabet eden talepler.
- Farklı ihtiyaçları ve beklentileri olan paydaşlar.
- Belirlenen gereksinimler.
- Risk hesaplanması ve risk yönetimi.
Proje yönetimindeki süreçlerin çoğunun yinelemeli olduğuna dikkat etmek önemlidir. Bu kısmen, proje yaşam döngüsü boyunca bir projenin aşamalı olarak detaylandırılmasının varlığından ve gerekliliğinden kaynaklanmaktadır; yani projeniz hakkında ne kadar çok şey bilirseniz onu o kadar iyi yönetebilirsiniz.
Proje Yaşam Döngüsü Nedir?
Proje yaşam döngüsü, bir projenin başlangıcını ve sonunu tanımlar. Proje yaşam döngüsü aynı zamanda projenin başında ve sonunda hangi geçiş eylemlerinin dahil edilip hangilerinin edilmeyeceğini de belirler.
Çoğu proje yaşam döngüsü tarafından tanımlanan aşama sırası genellikle tasarım gereklilikleri, inşaattan operasyonlara veya tasarımdan üretime gibi bir tür teknoloji transferi veya aktarımını içerir. Bir önceki aşamanın teslimatları genellikle bir sonraki aşamadaki çalışmalara başlamadan önce onaylanır.
Proje yaşam döngüleri genel olarak şunları tanımlar:
- Her aşamada hangi teknik çalışmanın yapılması gerektiği
- Her aşamaya kimlerin dahil edileceği
Proje Planı Nedir?
Proje planı, bir projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar olan süreci yönetmek için oluşturulan belirli adımların ve hedeflerin belirlendiği bir dokümandır. Genellikle proje yöneticileri veya ekipleri tarafından oluşturulur ve uygulanır. İyi bir proje planı, proje sürecini organize etmek, kaynakları yönetmek, sürecin ilerlemesini takip etmek ve hedeflenen sonuçlara ulaşmak için temel bir rehber sağlar.
Bu plan, projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için gereken adımları ve kaynakları organize etmeye yardımcı olur. Özellikle büyük ve karmaşık projelerde proje planı, projenin başarısını belirleyebilir.
Proje Planı Nasıl Oluşturulur?
Bir proje planı oluşturmak, projenin amaçlarına ulaşmak için gerekli adımları, kaynakları ve süreçleri belirlemenin sistemli bir yoludur.
Bir proje planı oluşturmak için atmanız gereken temel adımlar şu şekildedir:
- Proje Amaçlarını ve Kapsamını Belirleme:
- Projenin hedeflerini ve neyi başarmayı amaçladığını netleştir.
- Projenin kapsamını belirle ve hangi alanlara odaklanacağını belirle.
- Ekip Oluşturma:
- Proje için gereken ekipleri tanımla ve bu ekiplerin rollerini belirle.
- Her bir ekip üyesinin sorumluluklarını ve katkılarını belirle.
- İhtiyaç Analizi ve Kaynak Planlaması:
- Proje için gereken kaynakları (insan, finansal, malzeme vs.) belirle.
- Bu kaynakların ne zaman ve ne miktarda gerekeceğini planla.
- Zaman Çizelgesi Oluşturma:
- Projeyi başlatma, aşamaları belirleme, teslim tarihleri gibi zaman çizelgesi adımlarını oluştur.
- Her bir aşamanın ne zaman başlayıp ne zaman biteceğini belirle.
- Risk Değerlendirmesi ve Yönetimi:
- Projenin karşılaşabileceği riskleri belirle ve bunları azaltmak veya yönetmek için stratejiler geliştir.
- Acil durum planları oluştur.
- İş Paketleri ve Görevlerin Tanımlanması:
- Proje sürecini daha küçük iş paketlerine böl ve her bir paketin görevlerini belirle.
- Bu görevleri ekiplere veya bireylere atama.
- İletişim Planı Oluşturma:
- Ekip üyeleri, paydaşlar ve yöneticiler arasındaki iletişim planını belirle.
- Toplantılar, raporlama frekansı gibi iletişim detaylarını belirle.
- İlerleme İzleme ve Değerlendirme:
- Projenin ilerlemesini düzenli olarak izle ve kaydet.
- Belirlenen performans ölçütlerini kullanarak ilerlemeyi değerlendir.
- Planın Uygulanması ve Güncellenmesi:
- Planı harekete geçir ve süreci başlat.
- Sürekli olarak planı izle, gerektiğinde güncelle ve ayarlamalar yap.
Proje planı oluştururken esneklik ve değişikliklere açıklık önemlidir. Plan, projenin gelişimi sırasında değişebilir ve bu değişikliklere uyum sağlamak gerekebilir. İyi bir iletişim ve esneklik, projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olur.
Proje Yöneticisi Kimdir?
Proje yöneticisi, proje hedeflerine ulaşmaktan sorumlu olan ekibe liderlik etmek üzere projeyi yürüten kuruluş tarafından atanan kişidir. Bir proje yöneticisinin rolü, fonksiyonel bir yönetici veya operasyon yöneticisinden farklıdır.
Genel olarak proje yöneticileri ihtiyaçları karşılama sorumluluğuna sahiptir: görev ihtiyaçları, ekip ihtiyaçları ve bireysel ihtiyaçlar. Proje yönetimi kritik bir stratejik disiplin olduğundan, proje yöneticisi strateji ile ekip arasındaki bağlantı haline gelir.
- Planlama: Projenin ayrıntılı bir planını oluşturmak ve bu planı yönetmek.
- Kaynak Yönetimi: İnsan kaynakları, bütçe, zaman ve malzeme gibi kaynakları etkili bir şekilde kullanmak.
- İletişim Yönetimi: Ekip üyeleri, paydaşlar ve ilgili taraflar arasında etkili iletişimi sağlamak.
- Risk Yönetimi: Proje sürecinde oluşabilecek riskleri tanımlamak, analiz etmek ve bunlara karşı stratejiler geliştirmek.
- Takım Yönetimi: Proje ekibini organize etmek, motive etmek, görevleri dağıtmak ve iş birliğini teşvik etmek.
- İlerleme İzleme: Projenin ilerlemesini düzenli olarak takip etmek ve gerektiğinde düzeltici önlemler almak.
- Kapanış: Projenin tamamlanmasıyla ilgili süreçleri yönetmek ve kapanış aşamasını düzenlemek.
PMBOK Nedir?
Proje Yönetimi Bilgi Birimi (PMBOK: The Project Management Body of Knowledge), proje yönetimi için bir dizi standart terminoloji ve kılavuzdan oluşur. Proje yönetimine özgü yöntemler, planlamalar, iş kırılım yapıları gibi bölümleri anlatan kılavuz, aynı zamanda operasyonların planlanması, organize edilmesi, personel alınması, yürütme ve uygulama gibi yöntemleri de içerir.
PMBOK’e göre bir projeyi yönetmek için ihtiyaç duyulan temel bilgi alanları şu şekildedir:
Entegrasyon yönetimi
Entegrasyonu yönetmek, proje tüzüğünü, kapsam bildirimini ve proje değişikliğini yönlendirmek, yönetmek, izlemek ve kontrol etmek için plan geliştirmekle ilgilidir.
Kapsam yönetimi
Projelerin tanımlanmış bir parametreye veya kapsama sahip olması gerekir ve bu, bir iş kırılım yapısı aracılığıyla parçalara ayrılmalı ve yönetilmelidir. Kapsamı yönetmek planlama, tanımlama, kırılım oluşturma, doğrulama ve kontrol ile ilgilidir.
Zaman/program yönetimi
Projelerin kesin bir başlangıç ve kesin bir bitiş tarihi vardır. Bu nedenle bütçelenen zamanın bir proje takvimine göre yönetilmesine ihtiyaç vardır. Zamanı/programı yönetmek, tanım, sıralama, kaynak ve süre tahmini, program geliştirme ve program kontrolü ile ilgilidir.
Maliyet yönetimi
Projeler kaynakları tüketir ve bu nedenle yatırımın değer yaratacak şekilde yönetilmesine ihtiyaç vardır. Maliyetleri yönetmek kaynak planlaması, maliyet tahmini, bütçeleme ve kontrol ile ilgilidir.
Kalite yönetimi
Projeler belirli teslimatları veya iş ürünlerini içerir. Bu teslimatların proje hedeflerini ve performans standartlarını karşılaması gerekir. Kaliteyi yönetmek, kalite planlaması, kalite güvencesi ve kalite kontrolü ile ilgilidir.
İnsan kaynakları yönetimi
Projeler ekiplerden oluşur ve proje yaşam döngüsü boyunca proje ekibini/ekiplerini yönetmeniz gerekir. Doğru insanları bulmak, çıktılarını yönetmek ve onları programa uygun tutmak bir projeyi yönetmenin büyük bir parçasıdır. İnsan kaynaklarını yönetmek, insan kaynaklarının planlanması, işe alınması ve bir proje ekibinin geliştirilmesi ve yönetilmesi ile ilgilidir.
İletişim yönetimi
Projeler, yalnızca proje sonuçlarından doğrudan yararlanan son kullanıcılara (müşterilere) değil, her zaman çok sayıda insana dokunur. Bu, proje katılımcılarını, projeyi denetleyen yöneticileri ve projenin başarısıyla ilgilenen dış paydaşları içerebilir. İletişimi yönetmek, iletişim planlaması, bilgi dağıtımı, performans raporlaması ve paydaş yönetimi ile ilgilidir.
Risk yönetimi
Projeler, genellikle yeni müşteri ihtiyaçlarını ortaya çıkaran ve daha önce açıklanmayan kritik sorunları belirleyen, keşif odaklı bir süreçtir. Projeler aynı zamanda proje ekibi üyelerinin istifa etmesi, bütçelenen kaynakların aniden değişmesi, organizasyonun istikrarsız hale gelmesi ve yeni teknolojilerin tanıtılması gibi beklenmedik olaylarla da karşılaşmaktadır. Çeşitli risklerin doğru şekilde tanımlanmasına ve bu risklerin yönetilmesine gerçekten ihtiyaç vardır.
Tedarik yönetimi
Projeler, ekipmanın satın alınması da dahil olmak üzere dış satıcılardan ve yüklenicilerden hizmet satın alır. Proje yaşam döngüsü içerisinde satıcıların nasıl seçildiğinin ve yönetildiğinin yönetilmesine ihtiyaç vardır. Tedarik yönetimi, satın alma ve sözleşme planları, satıcıların yanıtları ve seçimleri, sözleşme yönetimi ve sözleşmenin kapatılması ile ilgilidir.
Paydaşların yönetilmesi
Her proje insanları ve kuruluşları etkiler ve kişi ve kuruluşlardan etkilenir. Bu paydaşların erken dönemde ve proje boyunca ortaya çıkıp değiştikçe belirlenmesi önemli bir başarı faktörüdür. Paydaşların yönetilmesi, paydaşların, ilgi düzeylerinin ve projeyi etkileme potansiyellerinin belirlenmesiyle ilgilidir; ve paydaşlar ile proje arasındaki ilişki ve iletişimin yönetilmesi ve kontrol edilmesi.
Kaynak: Project Management Institute: A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Fifth Edition
